Notre client
Notre client est confidentiel pour le moment. Il s’agit d’une organisation québécoise reconnue dans le secteur des médias et des contenus. L’organisation évolue dans un environnement dynamique où la collaboration, l’agilité et l’excellence opérationnelle occupent une place centrale.
Opportunité
Relevant du vice-président, ventes, l’adjoint(e) joue un rôle clé dans l’efficacité quotidienne de la direction. Par une approche proactive, structurée et discrète, la personne titulaire du poste contribue à maximiser le temps et les efforts du vice-président en assurant un soutien administratif rigoureux et en facilitant la coordination de ses activités.
Au cœur d’un environnement actif et en constante évolution, cette personne prend en charge la planification, l’organisation et le suivi de nombreux dossiers, en plus de soutenir la logistique des rencontres internes et clients.
Responsabilités principales
- Planifier, organiser et assurer de façon proactive le suivi de divers dossiers, notamment la gestion de l’agenda, des courriels, des appels et des déplacements du vice-président ;
- Soutenir le vice-président dans ses activités administratives et veiller à l’organisation ainsi qu’à la logistique des rencontres d’équipe et des rencontres clients ;
- Coordonner la préparation des documents, des informations et des suivis requis pour les réunions et les différents dossiers ;
- Assurer la gestion des billets de courtoisie, ainsi que des contrats d’échange ;
- Préparer les rapports de dépenses du vice-président et soumettre les factures pour paiement ;
- Fournir un soutien administratif à l’équipe, notamment en transmettant l’information sur les procédures en vigueur ;
- Effectuer toute autre tâche connexe contribuant au bon fonctionnement du service.
Formation, expérience, connaissances et aptitudes
- Posséder au moins cinq années d’expérience pertinente dans un poste similaire de soutien à la haute direction ;
- Maîtriser parfaitement le français et posséder une bonne connaissance de l’anglais ;
- Maîtriser la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint ;
- Être en mesure de gérer plusieurs dossiers simultanément, de façon autonome, dans un environnement actif et en constante évolution ;
- Adopter une approche pratique et proactive, faire preuve d’initiative et savoir anticiper les besoins ;
- Posséder un excellent sens de l’organisation, des priorités et du suivi ;
- Être reconnu(e) pour son excellent jugement, sa rigueur et son haut degré de discrétion ;
- Démontrer une réelle volonté de soutenir les personnes dans l’atteinte de leurs objectifs d’affaires ;
