À propos de notre client
Groupe Contex est un leader canadien dans la création de conférences, d’expositions, de formations, et un éditeur de publications et de sites web prestigieux. L’entreprise, qui évolue à travers plusieurs grandes marques, a pour mission d’informer, de connecter et d’inspirer de nombreuses clientèles d’affaires.
Opportunité
Sous la responsabilité du Chef logistique et opérations événementielles, vous assurez la planification, la coordination et l’exécution des opérations pour les événements qui vous sont confiés. Vous travaillez en étroite collaboration avec les équipes internes et les partenaires externes afin de garantir une expérience événementielle fluide, professionnelle et à forte valeur.
Si vous aimez évoluer dans un environnement dynamique, gérer plusieurs projets simultanément et livrer des événements impeccables, ce rôle est pour vous.
Responsabilités principales
Planification et coordination logistique
- Planifier et orchestrer l’ensemble des opérations logistiques (conférences, salons, événements spéciaux) ;
- Coordonner la mise en œuvre avec les lieux de réception : plans de salle, besoins techniques (audiovisuel), mobilier et services alimentaires (F&B) ;
- Élaborer des déroulements détaillés et assurer leur mise à jour.
Gestion des parties prenantes
- Assurer une communication claire, proactive et structurée avec les équipes internes (contenu, marketing, ventes) et les partenaires externes (conférenciers, commanditaires, fournisseurs) ;
- Planifier et animer les rencontres de suivi ;
- Coordonner les livrables (présentations, visuels, contenus) en veillant au respect des standards et des échéanciers ;
- Accompagner les exposants dans la planification et l’activation de leur présence sur site.
Production et exécution
- Assurer le suivi de la production des éléments visuels ;
- Planifier et coordonner les tests techniques, notamment pour les événements virtuels ;
- Gérer les relations fournisseurs et assurer la livraison conforme des services ;
- Être présent(e) sur place et piloter les opérations afin d’assurer le bon déroulement des événements.
Suivi budgétaire et administratif
- Effectuer le suivi des revenus et des dépenses et contribuer à l’optimisation de la rentabilité ;
- Valider, codifier et transmettre les factures ;
- Coordonner les déplacements (transport, hébergement), au besoin.
Formation, expérience, connaissances, aptitudes
- Formation en gestion d’événements ou domaine connexe ;
- Minimum de 3 ans d’expérience en coordination d’événements ;
- Excellente capacité d’organisation, de priorisation et de gestion des échéanciers ;
- Rigueur, autonomie, débrouillardise et sens des responsabilités ;
- Capacité à gérer plusieurs projets simultanément avec efficacité et sang-froid ;
- Excellentes habiletés de communication, avec des interlocuteurs variés ;
- Esprit d’équipe, rigueur et sens de l’initiative ;
- Jugement, diplomatie et capacité à évoluer dans un environnement sous pression ;
- Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint), ainsi que Basecamp et Shopify ;
- Curiosité et intérêt face à l'optimisation des processus grâce à intelligence artificielle ;
- Expérience en gestion de commandites (atout) ;
- Bonne connaissance des lieux événementiels et hôteliers du centre-ville de Montréal (atout).
