À propos de notre client
Fondée sur une mission humanitaire, La Résidence Carpe Diem est un organisme à but non lucratif dédié à l’accompagnement et à la réinsertion sociale d’adultes judiciarisés. Avec deux maisons de transition, un appartement supervisé et un programme de suivi communautaire, notre organisation offre un environnement structuré et humain pour soutenir les personnes que nous accompagnons dans leur parcours vers une réintégration réussie dans la société.
Opportunité
Relevant du directeur général, le responsable opérations et administration joue un rôle clé dans la coordination et l’optimisation des activités administratives de l’organisation. Elle assure la gestion des processus financiers et administratifs, participe aux activités liées aux ressources humaines, veille au bon fonctionnement des infrastructures matérielles et technologiques et supervise l’équipe administrative. Par son approche structurée et collaborative, elle contribue à l’efficacité des opérations et au soutien de la mission de l’organisation.
Responsabilités principales
- Coordonner l’ensemble des activités administratives de l’organisation.
- Assurer le traitement de la paie et l’administration des avantages sociaux.
- Veiller à la conformité des processus administratifs et financiers.
- Superviser les comptes payables, recevables et les transactions bancaires.
- Préparer l’information financière requise pour la comptabilité externe.
- Participer à l’élaboration des budgets et au suivi des résultats financiers.
- Assurer la facturation auprès des partenaires, organismes subventionnaires et bailleurs de fonds.
- Veiller au respect des obligations fiscales, légales et administratives.
- Gérer les dossiers administratifs des employés tout au long de leur cycle d’emploi.
- Maintenir à jour les politiques, procédures et documents internes.
- Coordonner les initiatives de reconnaissance et de soutien aux employés.
- Superviser, encadrer et soutenir le personnel administratif.
- Planifier le travail de l’équipe et approuver les horaires, congés et vacances.
- Assurer le suivi de la performance, du développement des compétences et de l’amélioration continue.
- Coordonner les suivis liés aux infrastructures, aux équipements et aux systèmes technologiques.
- Gérer les relations administratives et contractuelles avec les fournisseurs.
- Assurer l’organisation et l’intégrité des systèmes documentaires et numériques.
- Produire les rapports administratifs et financiers destinés à la direction.
- Collaborer aux audits et aux activités de reddition de comptes.
- Soutenir la préparation et la diffusion des communications internes et externes.
Formation, expérience, connaissances, aptitudes
- Détenir un diplôme d’études collégiales en administration ou dans un domaine pertinent (baccalauréat, un atout);
- Posséder une expérience pertinente en gestion administrative ou en coordination de services administratifs;
- Expérience en supervision de personnel, un atout;
- Bonne connaissance des processus financiers (paie, facturation, comptabilité);
- Maîtrise des outils de la suite Microsoft Office et des environnements numériques;
- Rigueur et sens de l’organisation;
- Capacité d’analyse et de résolution de problèmes;
- Discrétion et professionnalisme dans le traitement d’informations confidentielles;
- Aptitudes en communication et en travail d’équipe;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter des échéanciers;
- Autonomie et sens des responsabilités.
